Frázy: Pozdravy, žiadosti, sťažnosti, ospravedlnenie
Prinášame Vám užitočné frázy pri písomnej komunikácií, ktoré Vám pomôžu správne sa vyjadriť, ak chcete niekoho osloviť, začať komunikáciu, odvolať sa na predošlý kontakt, vyjadriť svoju žiadosť, sťažnosť alebo prosbu, oznámiť dobré a zlé správy alebo sa ospravedlniť.
Greetings – Pozdravy
Na začiatku formálnej písomnej komunikácie oslovíme adresáta podľa toho, čo je ním žena alebo muž. Tu je niekoľko možností.
Dear Mr. – Vážený pán
Dear Ms. – Vážená pani
Dear Sir – Vážený pán
Dear Madam – Vážená pani / dáma
Ladies and gentlemen – Dámy a páni (používame pri v ústnych prejavoch)
Dear Sir or Madam – Vážený pán a vážená pani
- používame najmä v písomnej komunikácii, ak nepoznáme adresáta. Na toto oslovenie by sme si v dnešnej dobe ale mali dať pozor a vyhýbať sa mu, lebo je slušné zistiť si, komu je mail adresovaný.
Starting – Úvod
Po oslovení pokračujeme písomnú komunikáciu informáciou o zámere nášho mailu alebo listu.
Môže to byť napríklad takto:
- We are writing… – Píšeme Vám…
- to inform you that… – aby sme Vás informovali, že…
- to confirm… – aby sme potvrdili…
- to request … – aby sme požiadali…
- to enquire about… – aby sme sa informovali ohľadom…
I am contacting you for the following reason…
Kontaktujem Vás kvôli nasledujúcemu dôvodu…
I have recently read / heard about… and would like to know…
Nedávno som čítal / počul… a chcel by som vedieť…
I would be interested in (obtaining / receiving)…
Rád by som obdržal / dostal…
I received your address from… and would like to…
Dostal som Vašu adresu od… rád by som…
Referring to previous contact – Odvolávanie sa na predošlý kontakt
Mail alebo list môžeme začať aj tým, že sa odvoláme na predchádzajúci kontakt. V tejto časti Vám ukážeme niekoľko možností.
Thank you for your letter from July 15.
Ďakujem Vám za Váš list z 15. júla.
Thank you for contacting us.
Ďakujeme, že ste nás kontaktovali.
In reply to your request,…
Odpoveď na Vašu žiadosť
Thank you for your letter regarding…
Ďakujem za Váš list, ktorý sa týka…
With reference to our telephone conversation yesterday…
Čo sa týka našej včerajšej konverzácie…
Further to our meeting yesterday…
Ďalej k nášmu včerajšiemu stretnutiu…
It was a pleasure meeting you in London last week.
Bolo mi poteším Vás stretnúť v Londýne minulý týždeň…
I would just like to confirm the main points we discussed on Monday.
Rád by som len potvrdil hlavné body, ktoré sme si prebrali počas nášho pondelňajšieho stretnutia.
Making a request – Vyjadrenie žiadosti
Pokiaľ píšeme vo veci nejakej žiadosti alebo prosby, môžeme to sformulovať rôzne.
Tu je pár nápadov:
We would appreciate if you would…
Ocenili by sme, ak by ste…
I would be grateful if you could…
Bol / bola by som Vám vďačný / á, ak by ste mohli…
Could you please send me…
Mohli by ste mi prosím poslať…
In addition, I would like to receive…
Okrem toho, rád by som ešte dostal…
It would be helpful if you could send us…
Veľmi by nám pomohlo, keby ste nám mohli poslať …
I would appreciate your immediate attention to this matter.
Ocenili by sme Vašu okamžitú pozornosť tejto veci.
Please let me know what action you propose to take.
Prosím, dajte nám vedieť, aký krok navrhujete.
Giving good news – Zdieľanie dobrých správ
Ak píšeme mail alebo list so zámerom o informovanie ohľadom pozitívnych správ, môžeme použiť nasledovné frázy:
We are pleased to announce that…
Je nám potešením Vám oznámiť, že…
I am delighted to inform you that…
S radosťou Vám oznamujeme, že…
You will be pleased to learn that…
Poteší Vás, keď sa dozviete, že…
Giving bad news – Zdieľanie zlých správ
Niekedy sa môže stať, že musíme druhej strane zdeliť nepríjemnú vec. Je to niečo, čo sa nepíše veľmi ľahko. Tieto frázy Vám tuľahčia naformulovanie aj takýchto nie veľmi príjemných vecí.
We regret to inform you that…
Je nám ľúto oznámiť Vám, že…
I am afraid it would not be possible to…
Obávam sa, že nebude možné…
Unfortunately we cannot / we are unable to…
Žiaľ, nemôžeme / nie sme schopní…
After careful consideration we have decided (not) to…
Po dôkladnom zvážení sme sa rozhodli…
Complaints – Sťažnosti
Ak potrebujete napísať nejakú sťažnosť, alebo niekoho upozorniť ohľadom objednávky, môžete to sformulovať napríklad takto:
I am writing you to express my dissatisfaction with…
Píšem Vám, aby som vyjadrila svoju nespokojnosť ohľadom…
I am writing you to complain about…
Týmto sa chcem sťažovať ohľadom…
Please note that the goods we ordered on (date) have not yet arrived
Prosím zoberte na vedomie, že tovar, ktorý sme si objednali ešte neprišiel.
We regret to inform you that our order is now considerably overdue.
Musíme Vám žiaľ oznámiť, že naše objednávka je značne oneskorená.
Zapamätajte si:
Podávanie akejkoľvek žiadosti alebo sťažnosti sa viaže so slovíčkom FILE:
- file a complaint = podanie sťažnosti
- file a lawsuit = podanie žaloby
- file a request = podanie žiadosti
Apologizing – Ospravedlnenie
Ak sa stane, že sa dostanete do nejakej nepríjemnej situácie, je dôležité vedieť vyjadriť aj ospravedlnenie. Môžu Vám v tom pomôcť tieto vety.
We are sorry for…
Ospravedlňujeme sa za…
I would like to apologize for the (delay, inconvenience).
Chcel by som sa Vám ospravedlniť za (oneskorenie, nepríjemnosti).
Once again, please accept my apologies for…
Ešte raz, prosím, prijmite moje ospravedlnenie za…
Dúfame, že Vám naše frázy pomohli ako správne začať písomnú komunikáciu, ako správne sformulovať prosby, žiadosti, prípadne nejaké sťažnosti alebo zdeliť dobré či zle správy. Nezabudnite, že písomná komunikácia pokiaľ je na formálnej úrovni, má svoje pravidlá a nie je jedno, či píšete svojmu budúcemu šéfovi alebo kamarátovi.
